Zaliczka, rozliczanie projektów i realizacja wskaźników – praktyczne wskazówki dla beneficjentów

1. Wniosek o płatność:

• - beneficjent jest zobowiązany złożyć wniosek o płatność w terminie wskazanym w § 8 umowy o dofinansowanie;
• - w przypadku nie złożenia WoP, Samorząd Województwa wzywa do złożenia wniosku w ciągu 14 dni
• - w przypadku złożenia WoP w terminie wezwania, konieczne jest wyjaśnienie beneficjenta dot. Niezłożenia WoP w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie;
• - niezłożenie wniosku lub złożenie po tym terminie skutkuje wypowiedzeniem umowy (i zwrotem zaliczki);
• - w przypadku niedotrzymania terminu złożenia wniosku o płatność, z powodu wystąpienia siły wyższej, beneficjent może wystąpić do SW w terminie 15 dni od dnia ustania okoliczności będących następstwem siły wyższej, z wnioskiem o przywrócenie terminu z uzasadnieniem, składając jednocześnie stosowny wniosek o płatność.

2. Aneksowanie umów o dofinansowanie:

• - beneficjent zobowiązany jest do informowania SW o wszystkich istotnych zmianach w toku realizacji umowy;
• - na uzasadniony wniosek (złożony w terminie) może także zmienić termin zakończenia realizacji operacji, zmienić wartość kosztów kwalifikowalnych powodujących wzrost pozycji w zestawieniu rzeczowo-finansowym powyżej 10% (kwota dofinansowania nie może ulec zwiększeniu).

3. Najczęstsze uwagi do wniosków o płatność:

• - brak świadomości odrębności rachunku zaliczkowego i przeznaczenia go na cele związane wyłącznie z operacją (ruchy na koncie);
• - z konta zaliczkowego finansujemy wyłącznie koszty kwalifikowalne (netto), podatek VAT (jeżeli jest niekwalifikowalny) należy zapłacić z innego konta;
• - z konta zaliczkowego nie opłacamy innych wydatków niż te związane z operacją;
• - wypłaty gotówki z konta zaliczkowego są niedopuszczalne, pomoc przekazana w ramach zaliczki może być rozliczana wyłącznie w formie bezgotówkowej;
• - odsetki powstałe na koncie zaliczkowym (pomniejszone o podatek od dochodów kapitałowych), a także zwrot niewykorzystanej zaliczki należy wpłacić na rachunek bankowy ARiMR;
• - koszty dotyczące obsługi konta zaliczkowego są niekwalifikowalne;
• - do WoP należy załączyć potwierdzenie przelewu lub wyciąg z rachunku bankowego, a nie polecenie przelewu;
• - w przypadku płacenia gotówką konieczne jest dołączenie KP.

Odrębna ewidencja księgowa dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe:

• - należy dostarczyć np. politykę rachunkowości, zarządzenie wewnętrzne, dokument stwierdzający oddzielne prowadzenie kont w celu identyfikacji wszystkich zdarzeń współfinansowanych z PO RYBY;
• - dokumenty księgowe należy opisać zgodnie z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.).

Odrębna ewidencja księgowa dla podmiotów nie prowadzących ksiąg rachunkowych:

• - dla podmiotów prowadzących wyłącznie księgi podatkowe (podatkową księgę przychodów, ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa) odrębna ewidencja winna być prowadzona w ramach tych narzędzi księgowych, które beneficjent jest zobowiązany stosować;
• - opisy na dokumentach księgowych w postaci nr projektu oraz informacji o współfinansowaniu ze środków PO RYBY 2007-2013;
• - zestawienia danych wynikających z faktur w układzie miesięcznym.