Zaliczka, rozliczanie projektów i realizacja wskaźników – praktyczne wskazówki dla beneficjentów
1. Wniosek o płatność:
- - beneficjent jest zobowiązany złożyć wniosek o płatność w terminie wskazanym w § 8 umowy o dofinansowanie;
- - w przypadku nie złożenia WoP, Samorząd Województwa wzywa do złożenia wniosku w ciągu 14 dni
- - w przypadku złożenia WoP w terminie wezwania, konieczne jest wyjaśnienie beneficjenta dot. Niezłożenia WoP w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie;
- - niezłożenie wniosku lub złożenie po tym terminie skutkuje wypowiedzeniem umowy (i zwrotem zaliczki);
- - w przypadku niedotrzymania terminu złożenia wniosku o płatność, z powodu wystąpienia siły wyższej, beneficjent może wystąpić do SW w terminie 15 dni od dnia ustania okoliczności będących następstwem siły wyższej, z wnioskiem o przywrócenie terminu z uzasadnieniem, składając jednocześnie stosowny wniosek o płatność.
2. Aneksowanie umów o dofinansowanie:
- - beneficjent zobowiązany jest do informowania SW o wszystkich istotnych zmianach w toku realizacji umowy;
- - na uzasadniony wniosek (złożony w terminie) może także zmienić termin zakończenia realizacji operacji, zmienić wartość kosztów kwalifikowalnych powodujących wzrost pozycji w zestawieniu rzeczowo-finansowym powyżej 10% (kwota dofinansowania nie może ulec zwiększeniu).
3. Najczęstsze uwagi do wniosków o płatność:
- - brak świadomości odrębności rachunku zaliczkowego i przeznaczenia go na cele związane wyłącznie z operacją (ruchy na koncie);
- - z konta zaliczkowego finansujemy wyłącznie koszty kwalifikowalne (netto), podatek VAT (jeżeli jest niekwalifikowalny) należy zapłacić z innego konta;
- - z konta zaliczkowego nie opłacamy innych wydatków niż te związane z operacją;
- - wypłaty gotówki z konta zaliczkowego są niedopuszczalne, pomoc przekazana w ramach zaliczki może być rozliczana wyłącznie w formie bezgotówkowej;
- - odsetki powstałe na koncie zaliczkowym (pomniejszone o podatek od dochodów kapitałowych), a także zwrot niewykorzystanej zaliczki należy wpłacić na rachunek bankowy ARiMR;
- - koszty dotyczące obsługi konta zaliczkowego są niekwalifikowalne;
- - do WoP należy załączyć potwierdzenie przelewu lub wyciąg z rachunku bankowego, a nie polecenie przelewu;
- - w przypadku płacenia gotówką konieczne jest dołączenie KP.
Odrębna ewidencja księgowa dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe:
- - należy dostarczyć np. politykę rachunkowości, zarządzenie wewnętrzne, dokument stwierdzający oddzielne prowadzenie kont w celu identyfikacji wszystkich zdarzeń współfinansowanych z PO RYBY;
- - dokumenty księgowe należy opisać zgodnie z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.).
Odrębna ewidencja księgowa dla podmiotów nie prowadzących ksiąg rachunkowych:
- - dla podmiotów prowadzących wyłącznie księgi podatkowe (podatkową księgę przychodów, ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa) odrębna ewidencja winna być prowadzona w ramach tych narzędzi księgowych, które beneficjent jest zobowiązany stosować;
- - opisy na dokumentach księgowych w postaci nr projektu oraz informacji o współfinansowaniu ze środków PO RYBY 2007-2013;
- - zestawienia danych wynikających z faktur w układzie miesięcznym.